Guía
¿Cómo organizar los leads que llegan por WhatsApp para no perder ninguno?
Etiquetas, estados y un registro sencillo para que cada interesado de WhatsApp tenga un siguiente paso. Desde la app de WhatsApp Business hasta un CRM conectado.
Para organizar los leads de WhatsApp, cada conversación necesita tres cosas: una etiqueta de estado (nuevo, en conversación, cotizado, ganado, perdido), un origen (de dónde llegó) y un próximo paso con fecha. Con la app de WhatsApp Business puedes empezar con etiquetas; cuando el volumen crece, conviene una hoja o un CRM conectado donde todo el equipo vea lo mismo.
Etiquetas
Etiquetas en la app de WhatsApp Business
- Nuevo: escribió y aún no se le respondió a fondo.
- En conversación: se están resolviendo dudas.
- Cotizado: recibió propuesta o precio.
- Ganado: compró.
- Perdido: no compró (con motivo si se sabe).
La app de WhatsApp Business permite crear etiquetas con colores y filtrar los chats por ellas.
Origen
Saber de dónde llegó cada lead
Usa enlaces de WhatsApp con un mensaje prellenado distinto por canal: «Hola, vengo de Google», «Hola, vi el anuncio de Instagram». Así, al leer el primer mensaje, sabes el origen sin preguntar. Esto es lo que después te permite saber qué canal trae clientes y cuál solo trae curiosos.
Registro
Cuándo pasar a una hoja o CRM
- Más de una persona atiende los chats.
- Recibes más leads de los que recuerdas de memoria.
- Necesitas saber cuántas cotizaciones se cierran.
- Quieres recordatorios automáticos de seguimiento.
Si ya estás en ese punto, mira si tu pyme necesita un CRM y cómo conectar el chatbot con tu CRM o Google Sheets.
Rutina
Una rutina diaria de diez minutos
Al empezar el día, filtra «Nuevo» y responde todos. Luego filtra «Cotizado» y revisa a quién toca hacer seguimiento hoy. Al final del día, actualiza estados. Esa rutina simple evita el problema más común: interesados que escribieron una vez y nadie volvió a contactar.
Datos
Datos personales
Si guardas nombres y teléfonos en una hoja o CRM, estás tratando datos personales. Informa tu política de tratamiento y pide autorización para enviar mensajes comerciales posteriores. En Colombia lo regula la Ley 1581, vigilada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Resumen
En resumen
Estado, origen y próximo paso para cada lead. Empieza con etiquetas, pasa a una hoja o CRM cuando el volumen lo pida, y revisa a diario.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar sobre organizar leads de WhatsApp
¿Cuántas etiquetas usar?
Pocas: cinco o seis bastan para empezar.
¿Puedo exportar los chats a una hoja?
La app no lo hace de forma automática; con la API y una plataforma, sí.
¿Qué hago con los leads perdidos?
Guárdalos con motivo y reactívalos cuando haya algo nuevo.
¿Sirve Google Sheets como CRM?
Para empezar, sí; cuando crece el equipo conviene una herramienta dedicada.