Guía · CRM y software
Campos personalizados en un CRM: qué crear y qué evitar
Decide qué campos propios necesita tu CRM: criterios para crearlos, tipos de campo, nombres claros y por qué menos campos significa mejores datos.
Un campo personalizado es un dato extra que tu CRM guarda, como el origen del contacto o el servicio de interés. La regla práctica es crear un campo solo si alguien lo usará para decidir, segmentar o automatizar. Cada campo de más reduce la calidad del resto, porque el equipo deja de rellenarlos.
Criterio
Cuándo crear un campo
- ¿Qué decisión o acción depende de este dato?
- ¿Quién lo rellena y cuándo?
- ¿Puede obtenerse automáticamente, por ejemplo desde el formulario?
- ¿Se va a usar en un filtro, reporte o automatización?
- Si no hay respuesta clara a estas preguntas, no lo crees todavía.
Tipos
Elige el tipo correcto
| Tipo de campo | Úsalo para |
|---|---|
| Lista desplegable | Valores controlados: origen, servicio, motivo de pérdida |
| Selección múltiple | Intereses que pueden ser varios |
| Fecha | Próxima acción, renovación |
| Número | Cantidades, valor estimado |
| Texto libre | Notas; evítalo para lo que quieras filtrar |
| Casilla | Consentimiento, sí o no |
Útiles
Campos que suelen valer la pena
- Origen del contacto: web, WhatsApp, referido, evento propio.
- Servicio o producto de interés.
- Fecha de próxima acción.
- Estado de consentimiento y su fecha.
- Motivo de pérdida, en oportunidades cerradas.
- Responsable asignado.
Evitar
Qué evitar
Evita campos duplicados que significan lo mismo, nombres ambiguos como «Estado 2» y textos libres donde necesitas una lista. No pidas datos sensibles que no necesitas. Documenta cada campo con una definición y un ejemplo, y revisa el catálogo cada cierto tiempo para borrar los que nadie usa. Conecta los campos con el resto del sistema: etapas del pipeline, importación de contactos y conexión del chatbot con el CRM.
Cuando un campo resulte útil, asegúrate de que sea fácil de rellenar. Si exige varios clics o decisiones ambiguas, el equipo lo omitirá. Es mejor un campo con una lista corta y clara que uno de texto libre. Programa una revisión periódica de campos vacíos: si un campo está vacío en la mayoría de los registros, o lo haces obligatorio con un buen motivo o lo eliminas. Y antes de crear campos nuevos para una automatización, comprueba que el flujo realmente los necesita. Muchas integraciones funcionan mejor con pocos datos bien mantenidos.
Lista de comprobación final:
- Catálogo de campos documentado.
- Revisión de campos vacíos cada cierto tiempo.
- Listas cerradas en vez de texto libre donde se pueda.
Resumen
En resumen
- Cuándo crear un campo: ¿Qué decisión o acción depende de este dato?; ¿Quién lo rellena y cuándo?
- Campos que suelen valer la pena: Origen del contacto: web, WhatsApp, referido, evento propio.; Servicio o producto de interés.
- Qué evitar: Evita campos duplicados que significan lo mismo, nombres ambiguos como «Estado 2» y textos libres donde necesitas una lista.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar sobre campos personalizados en un CRM
¿Cuántos campos son demasiados?
No hay cifra fija. Si el equipo deja campos vacíos, probablemente sobran.
¿Puedo cambiar un campo después?
Sí, pero cambiar tipo o valores con datos ya cargados exige cuidado; planifica la migración.
¿Los campos obligatorios son buena idea?
Solo para datos imprescindibles; demasiados obligatorios empujan al equipo a rellenar con valores falsos.