Guía · CRM y software
Cómo importar contactos a un CRM sin crear duplicados
Prepara y limpia tus listas antes de importarlas a un CRM: columnas, formato de teléfonos, clave de deduplicación, prueba piloto y respaldo.
Importar contactos a un CRM es sencillo; hacerlo bien exige preparar el archivo. Los duplicados, teléfonos con formatos distintos y campos mezclados son los problemas habituales. Una limpieza previa y una importación de prueba ahorran semanas de orden posterior.
Preparar
Preparar el archivo
- Una fila por contacto y una columna por dato.
- Separa nombre y apellido si el CRM lo requiere.
- Teléfonos en un formato único, con código de país.
- Correos en minúsculas y sin espacios.
- Una columna con el origen de cada contacto y la fecha en que se obtuvo.
- Elimina filas vacías y contactos sin datos de contacto útiles.
Clave
Elige la clave de deduplicación
| Clave | Cuándo usarla |
|---|---|
| Correo electrónico | Cuando casi todos lo tienen |
| Teléfono con código de país | Cuando el canal principal es WhatsApp |
| Identificador de cliente propio | Cuando migras desde otro sistema |
| Nombre y apellido | Mala clave: hay homónimos y errores de escritura |
Pasos
Proceso de importación
- Haz una copia del archivo original sin tocar.
- Normaliza y deduplica en una hoja de cálculo.
- Mapea cada columna a un campo del CRM.
- Importa primero una muestra pequeña y revisa el resultado.
- Importa el resto con la opción de actualizar o saltar duplicados que ofrezca el CRM.
- Verifica que los campos y etiquetas quedaron en su lugar.
Legal
Datos personales y permisos
Importar una lista no implica permiso para escribirle a cada persona. Conserva el origen de los datos y la base de consentimiento, y no envíes mensajes masivos a contactos que no los esperan, sobre todo por WhatsApp. Revisa las obligaciones locales con protección de datos. Una vez cargados, define qué campos necesitas con campos personalizados y qué etapas usarás en el pipeline.
Después de importar, verifica con una muestra aleatoria: abre varios registros y compara con el archivo original. Revisa que los teléfonos tengan el formato esperado, que los correos no estén cortados y que las etiquetas se hayan aplicado. Si algo está mal, corrígelo antes de que el equipo empiece a trabajar con los datos. Prevé también un procedimiento para futuras importaciones, con una plantilla de archivo y un responsable. Así, cada nueva lista pasa por la misma limpieza y el CRM no vuelve a llenarse de duplicados.
Lista de comprobación final:
- Copia del archivo original.
- Importación de muestra revisada.
- Plantilla de archivo para futuras cargas.
Resumen
En resumen
- Preparar el archivo: Una fila por contacto y una columna por dato.; Separa nombre y apellido si el CRM lo requiere.
- Proceso de importación: Haz una copia del archivo original sin tocar.; Normaliza y deduplica en una hoja de cálculo.
- Datos personales y permisos: Importar una lista no implica permiso para escribirle a cada persona.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar sobre importar contactos a un CRM
¿Puedo deshacer una importación?
Depende del CRM. Por eso conviene importar una muestra y guardar una copia del archivo.
¿Qué hago con los duplicados que ya existen?
Usa la función de fusión del CRM, revisando primero qué dato conservas de cada registro.
¿Conviene importar contactos antiguos sin actividad?
Solo si tienes un propósito claro y base para contactarlos; de lo contrario, ensucian el CRM y elevan riesgos de privacidad.