Guía
¿Cómo preparar tu catálogo y tus preguntas frecuentes para que un asistente de IA responda bien?
Un asistente responde tan bien como la información que le des. Cómo ordenar catálogo, precios o rangos, políticas y preguntas frecuentes en un documento claro, con versiones y responsables, antes de activar la IA.
Para que un asistente de IA responda bien, prepara un documento único y ordenado con tu catálogo, condiciones, políticas, horarios y preguntas frecuentes, redactado en las palabras de tus clientes, con fecha de actualización y un responsable. Incluye lo que no debe hacer y cuándo pasar a una persona. La calidad de las respuestas depende más de esa base que del modelo elegido.
Por qué importa
La base manda
Un asistente sin información propia improvisa; con información desordenada o contradictoria, responde mal con mucha seguridad. Invertir un día en ordenar tus datos suele mejorar más los resultados que cambiar de herramienta. Si quieres entender cómo se usa esa información, mira qué es RAG.
Qué reunir
Los siete bloques de información
- Catálogo o servicios: qué ofreces, a quién, qué incluye y qué no.
- Precios o forma de cotizar: valores vigentes o criterios para estimarlos.
- Horarios, zonas y plazos: cuándo y dónde atiendes, cuánto tardas.
- Políticas: cambios, garantías, devoluciones, pagos.
- Preguntas frecuentes: las reales, con respuestas cortas.
- Casos delicados: qué debe pasar a una persona.
- Tono y reglas: cómo hablar y qué evitar.
Cómo redactarlo
Redacta para el cliente, no para la empresa
Usa las frases tal como las escriben tus clientes. Una pregunta por bloque, respuesta directa y datos concretos. Evita referencias vagas («según el caso», «consultar») sin decir de qué depende. Si hay excepciones, descríbelas. Las prácticas de instrucciones están en cómo escribir las instrucciones de un asistente.
Estructura y versiones
Un documento vivo
- Un título claro por sección y fecha de última revisión.
- Un responsable que actualice cuando cambien precios, horarios o políticas.
- Un historial de cambios para saber qué dijo el asistente en cada momento.
- Una sola fuente de verdad (no copias dispersas).
Pruebas
Pruébalo antes de abrirlo
Haz veinte preguntas reales (incluidas las difíciles y las fuera de tema) y revisa cada respuesta contra tu documento. Anota dónde falla y corrige la base, no solo las instrucciones. Repite tras cada cambio importante. Para detectar errores sistemáticos, sigue cómo evitar que un chatbot invente respuestas.
Privacidad
Qué no incluir
No incluyas datos personales de clientes, contraseñas ni información confidencial. Si el asistente debe consultar datos de clientes, hazlo mediante integraciones con permisos, no copiándolos al documento. Revisa si es seguro dar datos de clientes a una IA.
Ejemplo
Un ejemplo práctico (ilustrativo)
Una ferretería pasa su catálogo de una hoja desordenada a un documento con nombre, referencia, medidas, usos y sinónimos con que los clientes piden cada producto, y añade veinte preguntas frecuentes con respuestas cortas. Las pruebas del asistente mejoran más que al cambiar de modelo. Es un escenario hipotético para ilustrar el método, no un caso real ni una promesa de resultados.
Checklist
Checklist de base de conocimiento
- Catálogo con referencias y sinónimos.
- Precios o criterios de cotización.
- Horarios, zonas y plazos.
- Políticas de cambios y garantías.
- Preguntas frecuentes reales.
- Casos que pasan a una persona.
- Responsable y fecha de actualización.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar sobre preparar la base de conocimiento de un asistente
¿Cuánto tiempo toma preparar la base?
Para un negocio pequeño, de uno a pocos días de trabajo ordenado.
¿Puedo usar mi sitio web como base?
Sirve como punto de partida, pero conviene un documento más específico y actualizado.
¿Y si cambian los precios seguido?
Usa rangos o conecta una fuente actualizada y define un responsable.
¿Cada cuánto revisarla?
Cada vez que cambie algo relevante y al menos una vez al mes.