Guía · Datos y analítica
Cuánto tiempo guardar las conversaciones de clientes con IA
Define una política de retención para chats, audios y registros de un asistente de IA: qué guardar, para qué, quién accede y cuándo borrar.
Guardar todas las conversaciones para siempre parece prudente, pero aumenta el riesgo si hay una filtración y puede chocar con las normas de protección de datos. La práctica recomendada es decidir para qué conservas cada dato, durante cuánto tiempo y quién puede verlo, y dejarlo por escrito.
Preguntas
Las cuatro preguntas base
- ¿Para qué necesito conservar este dato: atender, demostrar un acuerdo, mejorar el servicio?
- ¿Cuánto tiempo lo necesito para ese fin?
- ¿Quién debe tener acceso?
- ¿Cómo se elimina de forma segura al terminar el plazo?
Tipos
Distinguir tipos de información
| Tipo | Consideración |
|---|---|
| Conversación con datos personales | Conservar solo lo necesario y por tiempo definido |
| Audios y archivos adjuntos | Pueden contener datos sensibles; limitar acceso |
| Registros técnicos de la IA | Útiles para depurar; evita datos personales innecesarios |
| Acuerdos comerciales | Pueden requerir plazos legales de conservación |
| Datos para entrenar o evaluar | Anonimiza antes de reutilizarlos |
Los plazos concretos dependen de tu país y de tu sector; consulta a un asesor legal.
Política
Cómo escribir tu política
- Define plazos por categoría de información.
- Limita el acceso por rol y registra quién consulta.
- Informa al cliente en tu aviso de privacidad.
- Configura tu CRM y tu asistente para borrar o anonimizar al vencer el plazo.
- Elimina también las copias de seguridad según un calendario.
- Establece un procedimiento para atender solicitudes de acceso o eliminación.
Con proveedores
Si usas proveedores de IA
Revisa en los términos de cada proveedor si conserva tus datos, durante cuánto tiempo y si los usa para entrenar modelos, y qué opciones de control ofrece. No envíes datos sensibles que no necesites. Para más contexto, lee si es seguro dar datos de clientes a una IA, IA y protección de datos y la Ley 1581 en tus formularios.
Una política de retención no sirve si solo existe en un documento. Debe implementarse en las herramientas: reglas de borrado automático en el CRM, configuración de retención en la plataforma del asistente y calendario de depuración de copias. Prueba el borrado con datos ficticios y verifica que desaparecen de todos los lugares, incluidos los registros técnicos. Asigna un responsable de revisar la política al menos una vez al año o cuando cambie algo relevante: un proveedor nuevo, una ley o un nuevo tipo de dato. Y capacita al equipo para no guardar conversaciones en chats personales o archivos sueltos.
Lista de comprobación final:
- Plazos por categoría escritos.
- Borrado probado en todos los sistemas.
- Responsable y revisión periódica.
Resumen
En resumen
- Las cuatro preguntas base: ¿Para qué necesito conservar este dato: atender, demostrar un acuerdo, mejorar el servicio?; ¿Cuánto tiempo lo necesito para ese fin?
- Distinguir tipos de información: Los plazos concretos dependen de tu país y de tu sector; consulta a un asesor legal.
- Cómo escribir tu política: Define plazos por categoría de información.; Limita el acceso por rol y registra quién consulta.
- Si usas proveedores de IA: Revisa en los términos de cada proveedor si conserva tus datos, durante cuánto tiempo y si los usa para entrenar modelos, y qué opciones de control ofrece.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar sobre retención de conversaciones con IA
¿Puedo guardar los chats para entrenar a mi asistente?
Solo si tienes base legal y el aviso correspondiente, y preferiblemente anonimizados.
¿Y si un cliente pide que borre su historial?
Debes tener un procedimiento para atenderlo, salvo que una norma exija conservar parte de la información.
¿Debo avisar al cliente que su chat lo atiende una IA?
Es una buena práctica de transparencia y, según tu país, puede ser obligatorio informar sobre el tratamiento de datos.